写英文信、Email很难下笔吗?开头结尾如何写一次学会

浏览量968 点赞936 2020-06-18

随着国际化的潮流,使用英文的机会越来越多,也常碰到要与外国人通信的时候,一起看看我们精心彙整的信件格式,让你用英文写信也不害怕!

今天的懒人包会教大家写信的基本格式,分成书写信件及电子邮件两类。信件的用语和风格还有分正式跟非正式,正式的像是写给老师、老闆或客户等,非正式的则是写给朋友、家人等,而今天教的是信件的基本格式,所以基本上都可以套用喔!

一、Salutations and greetings 开头称呼

信件开头很重要,根据性质与对象不同,要用不同的称呼,以下提供常见的称呼语。

1. Dear

几乎适用于各种情况,对象可以是熟识的人、同事或老闆。但是根据不同的熟识程度,「Dear」一字会有不同的用法。

若关係很熟,可以只写名字,但如果对方是同事或上司,男同事要加「Mr.」,女同事则加「Ms.」;如果知道这位女性的婚姻状况,已婚要加「Mrs.」,未婚要加「Miss」。

此外,如果你们之间不熟,就要以「Mr.」或「Ms.」加姓称呼对方,或是连名带姓称呼。如果不确定对方的性别,用「dear」加姓名就可以了。

再为大家补充,Mr.为「先生」,是「Mister」的简称,未婚或已婚的男性都可以用此称呼;「Mrs.」为「太太」,是「Mistress」的简称,「Miss」为「小姐」,用于未婚女性,「Ms.」则用于婚姻状况不明的女性。

接下来我们以「Taylor Swift」这个名字为例,其中「Taylor」是所谓的名(first name / given name)、「Swift」是姓(last name / surname)。

Dear Ms. Swift:两人不熟,较为正式的称呼 Dear Ms. Taylor Swift(同上) Dear Taylor Swift:不清楚对方性别的情况下 Dear Ms. Taylor:两人认识,但不清楚对方婚姻状况的情况下 Dear Miss Taylor:已确认对方婚姻状况,此为未婚的称呼 Dear Taylor:两人熟的情况下

*补充*
称谓后面记得加逗号,如「Dear Taylor,」。

2. Dear sir / madam

这个称谓用在当你不知道对方姓名的时候,在以前比较常用,现在可能被视为老式的用法。「sir」用于男性,「madam」用于女性。

3. To whom it may concern

如果不知道对方的性别,且用在正式的情况下,可以使用这个称呼。这用法多用在公事上,尤其是当你寄信到一个公家机关或公司,不确定是写个哪个特定的人的时候。

4. Good morning / afternoon / night

除了以对方姓名称呼为开头,当然也可以使用早安、晚安等用语,此用法不是那幺正式,不过祝对方有个美好的早晨,会为信件带来增进关係的效果,建议用在刚认识的人身上,或已熟识的人也可以。

5. Hello / Hi

这个用法为非正式的用法,多用于电子邮件中,并且用在比较熟识的对象身上。

*补充*
如果收信对象为一人以上,可直接写出他们的姓名,例如「Hi John and Mary,」或「Dear John, Mary, and Michael,」。如果对象是一个团体,可以直接写「Dear All,」。

写英文信、Email很难下笔吗?开头结尾如何写一次学会
二、Closing lines 结论语句

在结尾用语之前,常伴有一句总结,以下提供我们写信时最常使用的三种结论。

1. 期待回覆类

I look forward to your reply. 等待您的回覆。 I look forward to hearing from you. 期待您的消息。 I look forward to seeing you. 期待见到您。

2. 热心服务类

Please advise if necessary. 若有任何建议,请您尽量提出。 If you require any further information, feel free to contact me. 如果有任何问题,欢迎与我联繫。 Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. 如果有任何需要,欢迎与我联络。

3. 感谢客气类

Once again, I apologize for the inconvenience. 很抱歉,造成您的不便。 I would appreciate your immediate attention to this matter. 关于您对此事的关注,我们十分感激。 Thank you for your kind cooperation。 非常谢谢您的合作。 Thank you for your assistance。 非常谢谢您的协助。三、Sign-offs 结尾用语

信快写完了,最后就是结尾用语啰!如同中文信件的「敬上」、「谨上」等,英文信件也有分正式跟非正式两类,建议大家依收件者与自己的关係,以及信件内容的正式性来决定要使用哪一类,以下提供常见的基本用语。

1.  正式

Sincerely, Thank you, Yours truly, Warm wishes, Sincerely yours, Respectfully yours,

2. 非正式

Best, Peace, Warmly, Cheers, Regards, Take care, Best wishes,

*补充*
记得结尾语第一个字母要大写,后面要加逗号,然后下面要接自己的名字喔!

四、範例

看完了基本的信件格式,就来看看以下两个範例吧!第一个信件内容比较正式,另一个较偏日常用法。

1. letter

2. email

原文出处:书写信件、电子邮件很难下笔吗?信件格式懒人包,让你写信一把罩!